O Que Todo Empreendedor Precisa Saber Sobre o SPED da Receita Federal

Quem possui uma empresa e precisa lidar com questões financeiras, fiscais e contábeis precisa saber o que é o SPED da Receita Federal. Esse sistema é fundamental para que o empreendedor mantenha todas as obrigações legais do seu negócio asseguradas e regulares.

Neste artigo, você irá entender melhor:

• – o que é o SPED da Receita Federal;
• – qual é a utilidade do Sistema Público de Escrituração Digital;
• – como funciona o SPED.

O que é o SPED da Receita Federal?

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é um sistema de arquivo digital em um formato voltado para o Governo Federal e instituído pelo Convênio ICMS nº 143 de 2006.

Ele facilita a coleta de dados fiscais das empresas que contribuem para o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

De forma mais simples, o SPED é um software para apuração de todos os processos fiscais de uma empresa, como compra, venda, estoque, prestação de serviços, dentre outros documentos que devem ser informados à Secretaria da Fazenda e Receita Federal.

Qual é a utilidade do Sistema Público de Escrituração Digital?

O SPED da Receita Federal é dividido como Contábil e Fiscal. A primeira estrutura se refere a Escrituração Contábil digital de empresas, já a fiscal tem objetivo de informar ao Fisco do estado e país todas as informações de compra, venda e transferência de mercadorias e produtos.

As utilidades desse sistema para empresas e negócios são diversas. Confira as principais a seguir:

• – redução de cursos: sem a necessidade do armazenamento de documentos contábeis e notas impressas, a empresa economiza muito mais;
• – menos obrigações fiscais: devido ao SPED, a receita federal eliminou a necessidade de empresas declararem o DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais) e DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica.);
• – melhor gerenciamento da empresa e padronização de informações: para que a Receita Federal receba todos os documentos, é preciso que eles estejam padronizados. Por isso, devido ao SPED, todos os arquivos da sua empresa ficam mais organizados, diminuindo as chances de erros que podem levar a sonegação involuntária.

Como funciona o Sistema Público de Escrituração Digital?

Toda a responsabilidade de enviar os arquivos para a Receita Federal é da sua empresa.

A validade desses documentos é feita pelo Programa Validador e Assinador (PVA), que pode ser instalado junto com o sistema ERP da empresa, um programa de gestão que integra os departamentos da companhia.

Após isso, é preciso que os arquivos tenham uma assinatura digital entregue via certificado digital. Em seguida, os dados fiscais são enviados ao Fisco.

É importante saber como funciona o SPED da Receita Federal para cada tipo de contribuição fiscal. Veja:

• – impostos de ICMS e IPI: são apurados todos os meses em formato de texto com todas as atividades da empresa relacionadas a esses impostos. Deve ser enviado pelo SPED Fiscal;
• – PIS/PASEP, COFINS e CPRB: por meio da versão SPED Contribuição, todas as informações são apuradas mensalmente e validadas pelo EFD (Escrituração Fiscal Digital);
• – Balanços patrimoniais e Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): devem ser informados anualmente, enviados para o SPED Contábil e validados pelo ECD (Escrituração Contábil Digital).

Depois de baixar o Sistema Público de Escrituração Digital e abri-lo, você vai logo perceber no layout quais serão os campos que deverá preencher. Esse preenchimento pode ser feito a mão, no entanto, por serem muitos blocos e campos, o mais indicado é que os dados da empresa sejam importados no software.

Para que essa importação automática seja possível, é necessário que sua empresa possua uma ferramenta voltada especialmente para armazenar e processar os dados. Hoje existem empresas e profissionais que realizam especialmente esse tipo de trabalho, portanto, dependendo da sua familiaridade com o sistema, vale a pena contar com uma parceria!

E, finalmente, é bem importante ressaltar que todas as empresas que devem, obrigatoriamente, manter sua escrituração contábil (documentos com todos os registros contábeis) atualizada com a lei devem entregar suas informações ao SPED Contábil anualmente (até o último dia útil do mês maio). Então, fique atento.

Conclusão

Neste artigo você entendeu que o objetivo do SPED da Receita Federal é realizar a Escrituração Fiscal Digital de empresas, coletando todos os dados referentes aos diferentes tipos de impostos que os negócios devem pagar.

O programa não ajuda apenas o Fisco (Estado) na administração fiscal, mas também em toda a gestão e arquivamento dos documentos fiscais do seu negócio!

Para que o SPED se torne um aliado, e não um inimigo, fique atento às datas das entregas e mantenha sempre os documentos atualizados, assim como os sistemas dos computadores da empresa (para suportar o software)!

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