Indispensável para o bom andamento da empresa, saber como conduzir uma reunião ajuda entre vários aspectos. Todos sabemos que as reuniões têm o objetivo de coletar informações sobre processos operacionais, comunicação de mudanças e entre outros feitos.
O fato é que nem sempre uma reunião é vista de forma positiva e amigável por parte dos funcionários. Por esse motivo, saber como conduzi-la é fundamental para que os projetos sejam colocados em andamento.
Quer saber como fazer isso da maneira correta? Veja este artigo que preparei!
Dicas de como conduzir uma reunião
Conduzir uma reunião é uma tarefa de muita responsabilidade, e para não se tornar um desperdício de tempo, não atrasar a rotina de trabalho da equipe, se tornando algo chato, de pouca ou nenhuma eficiência. Veja como:
1. Tenha o controle do tempo da reunião
A primeira coisa que você deve fazer, é comunicar a equipe a duração estimada. Iniciando com uma pequena introdução das etapas que seguirá, dos assuntos apresentados e dos objetivos esperados.
Isso ajudará a tornar o encontro mais organizado, evitando a perda de foco, coisa que muitas vezes acontece.
2. Cuidado com os horários
Se agendou para as nove horas, você ou o responsável pela reunião deve estar presente de preferência antes do tempo marcado, e, principalmente, iniciar a reunião no horário previsto, a tolerância pode ser admitida desde que não se exceda muito mais que 5 minutos.
Lembre-se, dependendo das rotinas de trabalho, nem sempre todos os funcionários poderão deixar seus postos para participar, por isso, conscientize todos da importância de se reunirem e, se possível, marque dentro de um horário que não atrase tanto os processos e, encerre no horário estabelecido anteriormente.
3. E se for minha primeira reunião?
Se você está fazendo sua primeira reunião, fique tranquilo!
O principal cuidado deve se começar é pelo planejamento da reunião. Pense que seus funcionários estarão prestando muito mais atenção em você, pela ansiedade de conhecer sua postura, seu ponto de vista.
Essa reunião, com certeza, irá marcar o estilo de liderança que você assumirá daqui para frente. Além de ser a oportunidade de você gerar autoridade, respeito e confiança em sua equipe.
Por isso, é fundamental, você conhecer muito bem sua equipe e criar uma estratégia de comunicação clara e objetiva que se adeque a linguagem utilizada por eles.
Gostou das dicas? Agora que você sabe como fazer uma boa reunião, não deixe de acompanhar os conteúdos aqui do Ignição Digital!