Desenvolvido no Japão, pela Toyota, depois da Segunda Guerra Mundial, o Sistema Kanban foi adotado para melhorar o nível de produtividade econômica da empresa. Como esse método foi eficaz, acabou se espalhado para vários outros países e realidades, não sendo apenas utilizado no ramo econômico.
Hoje em dia, o sistema é utilizado nas áreas de gestão de TI, marketing, desenvolvimento de softwares, design, novos negócios e muitos outros. Como se constitui de um quadro de fácil visualização sobre, basicamente, o que precisa ser feito, o que está em andamento, o que está concluído, é eficientemente aplicado em diversos segmentos.
Como funciona o Sistema Kanban na prática?
Em um papel, lousa ou em um software adequado, são organizados cartões que representam as atividades daquela determinada equipe e as etapas que devem ser percorridas ao longo de um período predefinido. Conforme o projeto vai se desenvolvendo, os cartões são mudados de ordem para representar claramente em que estágio aquela atividade está agora.
Essa é uma forma de manter o trabalho organizado e ter clareza sobre como anda cada projeto, qual o seu estágio, quanto falta para ser finalizado, o que está impedindo a sua conclusão, entre outras características. Com essa visão, é mais fácil tomar medidas de urgência, chegar a uma decisão mais assertiva, etc.
3 passos para implementar na sua empresa
Com o que eu disse acima, você já pode perceber que esse sistema é interessante e que pode gerar resultados significativos para a sua equipe. A melhor parte é que para implementar na sua empresa não é necessária nenhuma aplicação tecnológica ou grandes investimentos. Confira os 3 para adotar essa técnica!
1. Analise as necessidades da operação
O primeiro passo é identificar os projetos que estão em andamento e quais deles podem ser adaptados para o método Kanban. Nesse momento, também é importante definir prazos para criar um cronograma preciso e que, pela demanda dos projetos e da sua equipe, seja realmente possível alcançar.
2. Crie etiquetas personalizadas ou adote os post-its
Sendo post-its ou cartões personalizados é preciso que eles sejam diferentes um do outro, principalmente por cores. Definindo-as, também é essencial que você crie uma legenda para sinalizar o que cada uma representa no quadro. Assim, mesmo sem ler do que se trata, a equipe já consegue visualizar pelas cores o status do projeto.
Uma boa opção é optar por cores que já têm um significado pré-definido, pois é ainda mais fácil se adaptar e fica difícil criar confusões entre duas interpretações diferentes. Um exemplo é usar a cor vermelha para projetos em atraso e verde para os que estão em dia.
3. Limite os projetos que farão parte do Kanban
O Kanban é um método facilitador. O objetivo do sistema é tornar os processos mais claros e organizados e não criar mais confusão para a equipe. Por isso, é importante limitar quais projetos farão parte desta técnica. Do contrário, o quadro será poluído, cheio de informações que podem ser confundidas com outras e, no final das contas, poderá impactar negativamente.
Gostou de conhecer o sistema Kanban? Então, acelere e implemente em sua empresa. Se você já utiliza esse método, conte nos comentários quais técnicas costuma usar e quais benefícios a sua equipe costuma colher.
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