Como Fazer uma Pauta de Reunião

Reuniões são o principal centro de discussões importantes quando o assunto é o mundo corporativo. Um dos seus principais fatores é a utilização do tempo de maneira útil, e para conseguir isso o ideal é saber como fazer uma pauta de reunião.

Perder tempo em reuniões é desagradável e pode fazer com que a produtividade caia, por isso, se for um encontro demorado, é crucial que ele exponha algo extremamente importante. Neste artigo, eu explicarei como fazer uma pauta. Confira!

Como fazer uma pauta de reunião?

Uma das piores sensações de quem entra em uma sala de reunião é, depois de uma ou duas horas, se perguntar o que está fazendo ali. É para evitar esse tipo de questionamento que uma pauta de reunião é essencial.

Além de compreender melhor quem realmente deve participar do encontro e as razões, ainda será possível elencar os assuntos de maneira mais assertiva e garantir que as horas perdidas serão produtivas.

Veja abaixo algumas dicas para fazer uma pauta:

Liste as necessidades

A primeira pergunta que você deve fazer a si mesmo para saber como fazer uma pauta boa é: uma reunião é realmente necessária para tratar tal assunto? Se a resposta for duvidosa, talvez uma pequena conversa particular de alguns minutos já resolva. Uma dica: mapear processos regularmente pode ajudar muito nesse momento!

Caso contrário, a reunião deve entrar na agenda da empresa, mas as necessidades devem estar bem claras para o organizador e precisam justificar o tempo que será dedicado ao encontro.

Trabalhe com informações objetivas

É comum que uma reunião passe a se estender para assuntos impertinentes ou que não precisariam ser discutidos ali. Para evitar os devaneios, as informações passadas devem ser objetivas, curtas e sucintas, além de se aterem somente à pauta.

Caso alguém desvie o assunto ou algo que não é tão importante esteja se alongando demais, avise e explique que terá que passar ao próximo item da lista.

Divida a construção da pauta com os colaboradores

Liderar uma equipe significa também dividir tarefas, além de delegá-las. Não adianta nada você fazer a pauta da reunião sozinho. Os colaboradores devem participar. Leve o assunto que será discutido até eles, ouça o que pensam e como gostariam que fosse tratado. Peça sugestões para outros assuntos.

Ao participar da construção da pauta de reunião, os colaboradores não faltarão aos encontros e eles serão muito mais úteis, pois todos entenderão a verdadeira razão de estarem ali: ter suas dúvidas respondidas por alguém de direito.

Para deixar isso claro, você pode aplicar o modelo Canvas na sala de reunião, assim todos saberão o que será abordado de maneira clara e dinâmica!

Gostou das dicas? Aplique à sua próxima reunião e leia mais artigos com sacadas como essas aqui no Ignição Digital!