Sabemos que trabalhar com área financeira é um desafio e tanto! Principalmente quando o assunto é cobrar clientes. Acredito que a comunicação é uma ferramenta poderosa para alinhar o que precisa ser reorganizado. Por isso, trago um modelo de e-mail de cobrança para um contato inicial e outro para a atualização do débito, já que nem todos sanam a dívida no primeiro pedido.
Como um bom gestor, você deve trabalhar com modelos, mas entender que as pessoas precisam de um toque de personalização. Assim, avalie cada caso de forma particular e atualize os as cartas anexadas a este artigo da forma que achar ideal para seu negócio.
Por que ter um modelo de e-mail de cobrança amigável?
A carta de cobrança é um documento que auxilia no controle da gestão financeira. É completamente necessária, pois, lidar com a inadimplência é um desafio e tanto! Principalmente porque estas pendências podem refletir em um problema muito maior em longo prazo.
Cobrar faz parte das atividades de uma empresa, independentemente do ramo. Mas é necessário trabalhar com um modelo, pois ajudará a ter um padrão de comunicação, o que reflete na formalidade do processo e credibilidade do empreendimento.
Como fazer a cobrança?
Como você conta com um cadastro dos seus clientes, pegue da lista de dados o e-mail e prepare o material para envio.
É essencial que sua carta de cobrança seja um documento anexado à mensagem eletrônica e não esteja redigida no corpo do e-mail. Isso porque funciona como um arquivo informativo de valor oficial e não como uma mensagem informal.
Dessa forma, considere criar uma mensagem com linguagem séria, mesmo que o tom de voz da sua empresa seja descontraído. Afinal, estará lidando com uma questão de extrema relevância para seu negócio e para o cliente.
Faça a triagem e o envio!
Na hora de enviar suas cobranças, como um bom gestor financeiro, não esqueça de criar um texto informativo sobre o conteúdo que irá anexar e fazê-lo de forma compreensível e personalizada. Isso evitará, inclusive, que a mensagem vá para a caixa de spam.
Preparei dois modelos que ajudarão você nesta missão de tentar reduzir a inadimplência dos seus clientes.
Tenha os dois modelos em seus arquivos de utilização rápida!
Para garantir maior agilidade em seu processo de envio. Tenha os dois arquivos disponíveis para sempre que precisar alterá-los e enviá-los.
O primeiro, é indicado para realizar a cobrança inicial. Quando houve um atraso que ainda não se tornou recorrente.
O segundo modelo de e-mail de cobrança, é direcionado à atualização do débito, pois significa que, mesmo depois do envio anterior, o pagamento ainda não foi realizado.
Agora que já sabe como realizar esta atividade de forma amigável, una sua equipe para que façam juntos e reorganizem o setor!
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Confira também o artigo sobre como ter planejamento financeiro em seus negócios!