Atualmente, o fluxograma de processos é uma peça fundamental nas gestões corporativas, por agregar ao planejamento e aperfeiçoamento do trabalho. Por meio dessa ferramenta, é possível, entre tantas vantagens, identificar pendências, localizar elementos perdidos e até organizar o raciocínio.
Caso você queira otimizar as operações da sua empresa, é importante entender do que se trata essa forma de sequenciar os processos. Neste artigo, você verá:
- • o que é um fluxograma de processos;
- • quais as vantagens de ter um;
- • como criar um fluxograma.
Boa leitura!
O que é um fluxograma de processos?
O fluxograma de processos consiste em uma representação gráfica que permite observar a sequência de atividades. Então, em vez de escrever “o produto sai do departamento x e vai para o outro”, você faz isso por meio de símbolos.
Para a situação descrita acima, seria necessário usar uma flecha para indicar a direção da operação do trabalho. Embora a implementação dessa comunicação precise ser ensinada para todos da equipe, muitas vezes ela é intuitiva.
Sem contar que, quando o fluxograma é assimilado por todos, fica mais fácil entender e enxergar todas as etapas. Até porque, além de direcionar as tarefas, a ferramenta também serve como uma documentação de tudo o que ocorre na empresa.
Quais são as vantagens dos fluxogramas?
Há várias vantagens de adotar um fluxograma de processos para a organização da empresa. A mais óbvia é a própria clareza que a ferramenta garante para a circulação de ideias e tarefas em si.
Como já foi dito, não é necessário escrever minuciosamente as etapas de uma operação. Isso pode ser feito por meio de símbolos que, em uma simples verificação, todos poderão compreender.
Outro benefício importante que o fluxograma assegura é a organização. Ordenar os componentes de um projeto é a melhor forma de evitar esquecimentos, além de manter a visualização clara das informações.
Vale lembrar ainda da facilidade de criar essa representação. A primeira etapa pode até ser feita com lápis e caneta. Depois, você pode transmitir as ideias para um programa de computador e, assim, deixar a ferramenta visualmente mais atraente para todos.
Como criar um fluxograma de processos?
Agora que já entendeu a importância de ter um fluxograma, você pode começar a desenhar o processo da sua empresa. Veja só!
Escolha o programa que será usado
Existem diversas ferramentas que podem ajudar você a criar uma representação gráfica de processos — até mesmo o Word, embora seja um recurso limitado. Entre as opções on-line estão:
- • Lucid Chart: na versão gratuita você também pode criar fluxogramas complexos;
- • Draw.io: permite expor o conteúdo em vários formatos, inclusive PDF e JPG;
- • Gliffy: tem vários recursos, mas a versão sem custo só dura alguns dias;
- • Cawemo: nesse caso, você deverá entender a notação BPMN (Business Process Model and Notation) para mexer adequadamente na ferramenta.
Cada um desses programas trabalha de um jeito. Então, vale a pena testá-los para verificar qual se adapta melhor ao que você deseja desenvolver.
Organize as atividades
Antes de fazer o fluxograma em si, é necessário mapear os processos da empresa. Ou seja, levantar tudo o que é feito e em qual ordem. Para obter esses dados, você deverá fazer algumas perguntas, como:
- • quando o processo é iniciado?;
- • quais são as atividades realizadas até a entrega de um produto ou serviço?;
- • o que acontece depois que uma etapa é concluída?
Lembre-se de que, nesse momento, o ideal é mapear o que acontece atualmente e não como poderia ser. Caso haja atividades desnecessárias ou que estão mal encaixadas no fluxo, elas deverão ser repensadas depois.
Faça o fluxograma
Quando souber onde irá criar o fluxograma e com quais informações, você poderá desenhar um para o seu negócio. Observe atentamente os ícones antes de preenchê-los, assim evita erros.
Confira algumas dicas importantes para que a sua representação gráfica fique clara a todos:
- • use o verbo no infinito para descrever os processos, pois se trata de uma ação. Por exemplo: separar produto para envio;
- • explore os ícones. Ao todo existem 28 opções de elementos que podem ser utilizados e, embora você não precise saber ou usar todos, eles foram criados para facilitar o dia a dia;
- • atente-se às etapas de começo e fim. Caso tenha iniciado, por exemplo, com a tarefa de “registrar pedido”, a conclusão do fluxograma só ocorrerá com a etapa “pedido registrado”;
- • veja se não há becos sem saída no fluxograma. A sequência de atividade só se bifurca caso haja um evento de decisão. Por exemplo: a aprovação de um relatório foi feita? Então, a tarefa pode ser “fechada”. Já se a etapa não tiver sido concluída, é necessário encaminhá-la para a próxima.
Conclusão
Como você viu, o fluxograma de processos é uma importante ferramenta para as empresas. Ele permite observar a sequência de atividades e etapas, além de otimizar o trabalho e garantir uma entrega mais eficiente.
Outra vantagem é que essa representação gráfica pode ser feita e entendida com facilidade.
Quer saber mais sobre como organizar os processos do seu negócio? Continue acompanhando a Ignição Digital!