Quem deseja ter controle sobre os processos, tempo e atividades desenvolvidas na empresa, precisa implementar um sistema de gestão de projetos. Isso porque, além de mostrar detalhadamente todas as informações executadas por uma área, é possível traçar objetivos, identificar problemas e até mesmo definir valores de serviços, por exemplo.
Já passou da hora de você melhorar seus processos internos com tecnologia e inovação. Conheça no artigo de hoje:
- – o que é um sistema de gestão de projetos;
- – benefícios para o seu negócio;
- – como escolher a ferramenta ideal para seu tipo de negócio.
O que é um sistema de gestão de projetos?
Um sistema de gestão de projetos gerencia e otimiza, por meio de ferramentas técnicas, todos os aspectos operacionais de uma empresa, como tarefas executadas e tempo gasto. É possível analisar o desempenho e dificuldade das áreas e tirar um resultado final sobre as atividades desenvolvidas.
O sucesso de um negócio depende de uma boa gestão, afinal, é preciso definir metas e objetivos para alcançar bons resultados e, consequentemente, evoluir no crescimento organizacional.
O sistema de gestão de projetos é tão importante que até mesmo a rotina dos seus colaboradores pode ser transformada, uma vez que fornece informações precisas e estratégicas para estimular as equipes.
Entre os benefícios gerais que ele pode trazer internamente a sua empresa, estão:
Decisões estratégicas
A gestão de projetos permite que as informações e dados sejam mensurados de maneira clara e fácil. Dessa forma, é possível tomar decisões estratégicas com base nos indicadores e melhorar os processos internos da empresa.
Monitoramento de processos
Ao contabilizar o tempo gasto em cada atividade, uma visão mais clara do esforço entre os colaboradores é adquirida. Afinal, com o número exato de cada equipe, a empresa pode estabelecer uma média estimada para as atividades, adicionar tarefas ao longo da semana e, ainda, definir os próximos projetos futuros.
Além disso, permite que possíveis erros — tanto por parte dos líderes quanto dos funcionários — sejam expostos e reavaliados.
Definição da lucratividade
Quanto mais um projeto demora, consequentemente, mais tempo nele é gasto, certo? Dessa forma, a lucratividade com ele é menor. Com o sistema de gestão de projetos implementado, você consegue avaliar a taxa de lucro e ajustá-la conforme o esforço.
Maior engajamento dos colaboradores
Gerenciar equipes é ter uma maior integração entre as pessoas envolvidas. Se cada um dos colaboradores entender o seu papel e a importância que tem dentro do ambiente de trabalho, todos ficam mais motivados e trabalham em busca da sua evolução diária.
Como escolher a ferramenta ideal para meu tipo de negócio?
Antes de escolher qual a melhor ferramenta para o seu tipo de negócio, primeiro, é essencial saber que algumas são bem específicas para um segmento determinado.
Existem aquelas que atendem qualquer tipo de empresa, independentemente do porte e serviço realizado. Porém, há algumas, com dispositivos próprios para atender exatamente o que o negócio precisa. Conheça as mais usadas abaixo:
- – Trello: um dos mais fáceis de usar e que atende qualquer tipo de negócio. O Trello é ótimo para organizar afazeres, ideias e projetos, pois, cria boards e post-its em um quadro em branco. O melhor de tudo é que é uma ferramenta totalmente gratuita;
- – Asana: a ferramenta permite o compartilhamento de atividades em um board intuitivo. É mais indicada para empresas de pequeno porte, em até 15 membros;
- – Pomodoro: essencial para quem deseja aumentar a produtividade da equipe. A técnica pomodoro se baseia na ideia de que o fluxo de trabalho deve ser dividido em blocos de concentração intensa, de 25 minutos. Dessa forma, será possível melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco.
- – Run run.it: ideal para grandes organizações, o Run.run.it é uma ferramenta extremamente completa, com relatórios individuais, e permite uma tomada de decisão mais precisa;
- – Basecamp: permite que a empresa organize projetos e armazene todos os pontos essenciais, desde listas de afazeres, notas, eventos, arquivos e muito mais. Tem um período de teste gratuito de 60 dias.
Existem outras ferramentas, como Kanban Flow, Artia, 5W2H, entre outras. Confira as características de cada uma e escolha a que mais atende as suas necessidades.
Conclusão
No artigo de hoje você aprendeu qual a importância de um sistema de gestão de projetos para dentro da empresa e conheceu os principais benefícios. Viu, também, que existem vários tipos de ferramentas para auxiliar na otimização dos processos organizacionais e que são capazes de estimular a produtividade dos colaboradores.
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