Saber o que acontece em sua empresa é fundamental para melhorar os resultados. Para isso, você precisa mapear as atividades. Mas você sabe como fazer mapeamento de processos de forma eficiente?
Você até pode ter noção de algumas funções e etapas, mas sem mapear corretamente cada processo, não terá condições de fazer uma boa gestão e, pior, não conseguirá atingir os objetivos do negócio. Afinal, não dá para melhorar o que não se consegue acompanhar.
Para te ajudar nessa, vou mostrar como fazer mapeamento de processos.
Levante as etapas dos processos
Como fazer mapeamento de processos sem listar com detalhes as etapas das tarefas? Você precisa saber quais são as entradas (elementos que sofrem alterações no decorrer de um processo para agregar valor) e as saídas (as entregas de cada processo ao final da execução).
Além disso, liste os problemas que serão enfrentados, os riscos envolvidos e as métricas que serão usadas para medir o desempenho. Tudo isso é fundamental para começar o seu mapeamento com detalhes que são importantes para estabelecer os fluxos de cada atividade.
Liste as responsabilidades
Cada processo em uma empresa tem um responsável por sua execução. Dessa forma, um mapeamento só fica completo se incluir essas pessoas e, principalmente, com a participação delas.
Registre quem são os clientes, os fornecedores, os responsáveis por acompanhar cada execução e quem está na parte operacional de cada processo. Com essas informações, será mais fácil cobrar resultados e receber o retorno de cada etapa do processo.
Relacione as justificativas
Nada deve ser feito sem motivo em sua empresa. Todas as ações devem ter uma justificativa para evitar desperdício de tempo e recursos em atividades que nada acrescentam para o negócio.
Com isso, relacione todas as justificativas para os processos. Para te ajudar nisso, responda a essas perguntas:
- Por que eles são feitos?
- Qual o objetivo de cada um?
- Por que ele é importante?
Ao saber quais são os objetivos do negócio, fica mais fácil listar as atividades. Depois disso, basta analisar e ver quais delas devem ser melhoradas, quais estão corretas e quais podem ser eliminadas, trazendo mais eficiência. Por tudo isso, você deve saber como fazer mapeamento de processos.
Para que a sua empresa tenha mais eficiência, veja 5 passos para melhorar a gestão de processos no seu negócio!