Um empreendedor precisa se preocupar com a qualidade de seu negócio, tanto em termos de trabalho quanto de produto final e resultados. Nisso, a auditoria interna e externa pode te ajudar!
Fazer boas auditorias auxilia na hora de entender melhor a sua empresa e como estão andando os processos internos, entre outros aspectos. Com os dados obtidos, então, você pode realizar diversas melhorias!
Quer saber como fazer uma auditoria realmente eficaz? Confira este artigo!
Diferenças entre auditoria interna e externa
Antes de explicar umas boas sacadas nesse sentido para você, primeiro é importante que saiba a diferença entre uma auditoria interna e externa. Veja:
Auditoria interna
A auditoria interna é realizada por seus próprios funcionários, com o seu acompanhamento, claro. Nela, todas as áreas de negócio serão verificadas pelas diversas equipes, a fim de gerar precisão em relação ao controle interno das atividades para uma maior tranquilidade na rotina.
A ideia é abranger desde as perdas de produção e os prejuízos financeiros até as melhores práticas em termos de legislação ou regulamento do setor.
Auditoria externa
A auditoria externa é realizada por profissionais de fora da empresa. Eles não devem ter vínculo com a organização, e a auditoria não é exatamente igual à interna, pois não é focada em melhorar a rotina ou nada do tipo.
O procedimento aqui é mais para verificar questões como contabilidade, documentação e demonstrativos. O objetivo é verificar se tudo o que você diz em relação à sua empresa é verídico.
Dicas para uma boa auditoria
Tanto a auditoria interna quanto a externa tem suas técnicas mais eficientes, afinal, se estamos falando de melhorias para o seu negócio e questões legislativas, respectivamente, todo o cuidado é pouco!
Para te ajudar, separamos algumas dicas:
Para uma boa auditoria interna
Uma auditoria interna precisa de certos cuidados, pois os processos precisam ser planejados e construídos especificamente para a sua empresa, com foco nas áreas específicas que ela apresenta.
Confira algumas sugestões:
Planeje sua auditoria
Uma auditoria não é um processo interno que pode ser feito impulsivamente. Ela deve ser planejada e, principalmente, ocorrer após períodos de tempo específicos.
Por exemplo: você irá realizar uma auditoria na área jurídica de sua empresa. Para que isso seja realmente efetivo, é importante que todos os papéis e arquivos estejam organizados e prontos para serem apresentados, ou haverá uma enorme perda de tempo.
Portanto, tenha um plano.
Realmente monte um processo e ordene as prioridades. Avise com algum tempo de antecedência e, então, no dia certo, faça a auditoria de todos os itens necessários.
Defina um bom grupo auditor
Selecionar bons profissionais para seu grupo de auditores é uma prática boa para qualquer tipo de processo como esse. Em uma auditoria interna, entretanto, é importante pensar em quem conhece melhor os processos do seu negócio.
Você também precisa levar em conta a questão da isenção. Não coloque funcionários para fazer auditorias de áreas relacionadas às deles.
Equilibre sempre um bom trabalho, com cuidado, faça uma avaliação de perfil do profissional e pense em como ele guiaria um possível feedback, por exemplo.
A sacada aqui é definir bem quem será o líder da equipe, para que a auditoria seja gerenciada da melhor maneira.
Selecione bem os critérios de auditoria
Uma auditoria interna é baseada em critérios. Por exemplo: na hora de auditar a área de reservas de um hotel, o que será levado em conta? Organização dos pedidos no sistema? Número de reservas por mês? Realização correta dos processos?
Deve haver um objetivo a ser cumprido, e para isso os critérios devem ser direcionados, sem muita margem para interpretações ou qualquer equívoco pela falta de explicação.
Para uma boa auditoria externa
Preparar sua empresa para uma auditoria interna e externa é essencial. Porém, quando o assunto é o contato com alguém de fora, deve haver cautela com a imagem que sua empresa passará.
Além disso, uma auditoria externa pode levar a consequências mais complicadas, e por isso é importante deixar tudo em ordem para receber os auditores!
Tenha a documentação organizada
Como a auditoria externa não tem por objetivo melhorias nos seus processos, o principal é ter a documentação que será solicitada em dia.
Não deixe de organizar seus arquivos e manter seus funcionários sempre preparados para esses momentos. Saiba exatamente o que a empresa está expondo em declarações e, se necessário, busque apoio terceirizado em termos de compliance e questões legais.
Mostre segurança
Insegurança é um enorme problema quando o assunto é a visita de auditores de fora da empresa.
Pode ser até que esteja tudo certo, mas ao demonstrar insegurança você gera dúvidas que podem se tornar questionamentos e, após isso, até uma investigação mais profunda por causa da desconfiança.
Se você tem certeza de que tudo está certo, fique tranquilo! Lembre-se: quem não deve, não teme!
Dica extra: Acompanhe de perto
Essa dica vale para auditoria interna e externa, na verdade, mas no caso da externa, é importante que alguém que realmente tenha conhecimento do negócio acompanhe a visita.
Mostre que tem pleno domínio de tudo o que acontece e uma visão sistêmica abrangente. Peça apoio das outras áreas com confiança e estabeleça uma relação de profissionalismo.
Todos devem estar cientes de seus papéis diante de uma auditoria, então é sempre bom ter esse assunto em pauta e bater um papo com seus colaboradores sobre os processos!
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