Você sabe o que é um fluxograma de processos administrativos? Na verdade, o que é um fluxograma? Basicamente, é uma ferramenta utilizada para organização de um determinado fluxo de tarefas, regras ou processos. É muito utilizado em corporações para organizar e alinhar diferentes demandas.
Além de ser muito eficiente para uma gestão, ele auxilia na produtividade e, consequentemente, traz melhores resultados para a empresa como um todo. Ainda não usa esse tipo de ferramenta no seu negócio? Passou da hora de você conhecer:
- – o que é um fluxograma de processos administrativos;
- – por que implementá-lo na sua empresa;
- – quais são os benefícios;
- – como criar um.
Confira no artigo!
O que é um fluxograma de processos administrativos?
O fluxograma de processos administrativos é fundamental para quem deseja mapear e otimizar processos de um negócio. De forma resumida, você terá que desenhar, isto é, colocar em um papel – ou documento digital – o passo a passo de uma determinada demanda.
Por exemplo, suponha que você decide criar o fluxo de retirada de um produto no estoque da sua empresa. Para isso, será necessário mapear o passo a passo do pedido, retirada e baixa no sistema.
Ficaria mais ou menos assim:
cliente fez um pedido > atendente cadastra no sistema e passa para o estoquista > estoquista separa o pedido > estoquista dá baixa no sistema > atendente cadastra o status do pedido > por fim, o produto é enviado.
Este é um exemplo bem simples, mas ajuda no entendimento do que é um fluxograma. Além disso, há diferentes tipos usados em uma organização. Os mais comuns são:
- – linear: o fluxograma linear, geralmente, é utilizado para explicar o funcionamento de uma determinada tarefa. Por exemplo, processo de venda, processo de troca, cadastramento de uma atividade, entre outros.
- – funcional: já o funcional, é um fluxograma que pode englobar outras áreas da empresa. Por exemplo, para a criação de vídeo dar certo é necessário começar com um roteiro, criado por uma determinada área, passar para a gravação, edição e, por fim, ser publicado. Dessa forma, para a conclusão de uma atividade, será preciso o apoio de outros colaboradores.
Os dois podem ser usados dentro de uma empresa, o importante é destiná-los de acordo com a sua funcionalidade.
Muitas pessoas confundem o termo organograma e fluxograma. Afinal, não são a mesma coisa? Veja abaixo a diferença:
O que é um organograma?
Entender o que é um organograma é bem simples. Ele, basicamente, mostra os cargos hierárquicos de um negócio. Ou seja, a função de cada colaborador.
A estrutura interna de uma empresa muda com base em seu tamanho e segmento. Mas, geralmente, começamos o organograma do cargo mais importante até o menos relevante. Veja só:
CEO > Diretor > Gestor > Coordenador > Analista Sênior > Analista Pleno > Analista Júnior.
Por que implementá-lo na minha empresa?
Agora que você já sabe o que é um fluxograma de processos administrativos, por que será que ele é tão importante para a sua empresa?
Se o seu objetivo, além de organizar de forma estruturada processos e áreas, é aumentar a produtividade e solucionar possíveis problemas da gestão, por exemplo, é indispensável ter um fluxograma interno.
Isso porque entre os benefícios estão:
- – organização de áreas;
- – auxílio na tomada de decisões;
- – otimização de processos;
- – cria uma gestão de qualidade;
- – melhores resultados em integração de colaboradores.
Além disso, de forma geral, o fluxograma ajuda na:
- – facilidade de organização de demandas, processos e metas;
- – facilidade de entendimento e assimilação;
- – identificação e minimização de possíveis erros de processos e áreas.
Como criar um?
Para criar um sistema que seja efetivo para o seu negócio é necessário pensar em quais são os atuais problemas que você tem enfrentado e que deseja eliminar.
Para isso, pense em um processo que queira implementar. Ele será útil para o momento atual e ainda será daqui seis meses, por exemplo?
Há várias ferramentas digitais que fazem o desenho do fluxograma, mas as informações que deverão constar nele é você que terá que desenvolver.
Abaixo, separamos algumas etapas importantes que você deve passar para a criação do seu fluxograma de processos administrativos:
- ínicio: o ponto de partida é pela definição do início, ou seja, a primeira etapa que norteará quem usará o fluxograma. Ela é necessária para que as pessoas não se percam no restante do processo;
- processo: o processo pode ser uma sequência de atividades que devem ser desempenhadas. Funciona mais ou menos com um passo a passo do que deve ser feito;
- fluxo: adicione quais serão as ferramentas que podem ser utilizadas para auxiliar no trabalho. Por exemplo, o processo de venda de um produto. Como o vendedor poderá colocar no sistema que uma peça foi vendida? Adicione no fluxo essas informações;
- fim: depois de passar por todas as etapas, espera-se que a pessoa chegue até o final.
Não esqueça de acompanhar, de perto, a evolução da sua equipe com o processo. É fundamental para saber se seus esforços estão dando certo.
Conclusão
Hoje você viu a importância de um fluxograma de processo administrativo e a diferença de um organograma. Aprendeu a criar um, de forma simples e básica, e ficou ciente dos benefícios da sua implementação ao negócio.
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