O PDCA é a sigla para Plan, Do, Check e Action — traduzindo para o português, Planejar, Fazer, Checar e Agir. Essas quatro etapas, se aplicadas corretamente em uma empresa, conseguem ajudar a melhorar processos e aumentar a produtividade, ao mesmo tempo em que reduz os custos.
O foco é ter procedimentos padrões que auxiliem a minimizar os possíveis erros. Assim, tudo flui mais fácil dentro da empresa.
Entenda melhor sobre o assunto neste artigo, vendo:
- • o que é o PDCA;
- • para que ele serve;
- • como colocar esse ciclo em prática nas empresas.
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que tem como pontos principais as quatro etapas das quais aparecem em seu nome.
A metodologia foi criada pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart, na década de 1920, com o intuito de ajudar empresas a melhorarem a produtividade de todas as áreas.
Seguindo o ciclo PDCA, é possível ter um planejamento mais preciso, introduzir e otimizar processos e melhorar a maneira como os funcionários os colocam em prática. Ou seja, proporciona a tão almejada melhoria contínua.
Onde se aplica o PDCA? Veja para que serve!
Essa ferramenta de gestão pode ser aplicada em empresas de diversos setores. Ela pode, também, ser usada para a organização pessoal, como em uma rotina de estudos.
Contudo, vemos ela sendo aplicada com maior frequência dentro de empresas que buscam por uma gestão de qualidade constante. Dessa forma, é possível utilizar as etapas do ciclo para:
- • fazer ou reorganizar todo o planejamento de um projeto;
- • treinar equipes;
- • readequar produtos e serviços conforme necessidade de mercado ou demanda;
- • aumentar a produtividade de todos os times;
- • diminuir os custos;
- • otimizar processos diversos;
- • qualificar os serviços prestados ao cliente;
- • criar objetivos comuns dentro da empresa e fazer com que as equipes trabalhem por eles.
Como fazer um PDCA passo a passo?
Para colocar o ciclo em prática, é preciso seguir as etapas definidas pela sigla que leva seu nome. Veja como aplicá-lo no dia a dia da sua empresa:
Planejamento
A primeira etapa é o planejamento. Sempre, antes de começar qualquer coisa, é necessário ter bem definido os objetivos daquilo que pretende fazer.
Com eles traçados, o próximo passo é pensar em todas as etapas que vai percorrer até conseguir atingi-los. Para isso, alinhe o propósito da empresa, valores, recursos disponíveis, capital, mão de obra e outros detalhes.
Por exemplo, você deseja criar um novo setor dentro de sua empresa. Para isso, é preciso avaliar por qual motivo ele deve existir, qual será o problema que ele irá solucionar, se está de acordo com as metas da empresa, se há capital suficiente para isso, espaço no escritório, equipamentos, etc.
Tenha em mente também um período. Estipule um prazo para que consiga criar esse novo setor.
Execução
A execução, como o próprio nome diz, é colocar as mãos na massa. Com todo o planejamento que fez no papel, é hora de tirá-lo e começar a vê-lo na prática.
Para isso, siga todas as etapas que previu e determinou. Respeite o ritmo dos acontecimentos.
Com todos os processos bem detalhados, não pense que pode passar por cima de alguma fase, por achar que já está pronto ou que as coisas estão indo muito bem — a causa desse sucesso é exatamente por conta de você estar seguindo tudo como o planejado!
Para esse momento de executar, o ciclo PDCA conta com algumas subdivisões. São elas:
- • treinamento;
- • realização;
- • colheita.
Ou seja, aqui você precisará treinar todos os envolvidos, começar a realizar os passos que planejou e, dia após dia, colher informações e dados do andamento desse processo.
Ainda seguindo nosso exemplo, para a criação do novo setor, será preciso treinar os funcionários que irão lidar direta ou indiretamente com essa área. Todos precisam saber a cultura da empresa, suas funções, cargos e o que têm ou não disponível para a realização do trabalho.
Ao contratá-los e treiná-los, começará a enxergar os passos serem dados e poderá definir metas para ter informações sólidas na hora da colheita.
Em um time de atendimento ao cliente, é possível definir KPI’s que irão mostrar a evolução de cada um e da área como um todo — satisfação do cliente, tempo de atendimento e número de vendas podem ser alguns deles.
Checagem
A etapa da checagem é aquele momento em que você analisa o que já foi feito até aqui. Confira se os objetivos foram alcançados, se os resultados obtidos são satisfatórios e se todos estão seguindo todos os processos estipulados. Reúna todos os dados!
Ação
É aqui que você encontra brechas do planejamento que passaram batidas, pontos de melhoria ou casos de sucesso. Isso só é possível após recolher as informações da etapa de checagem.
Assim, é possível “arrumar a casa” e não deixar que erros se acumulem — pelo contrário, eles devem ser identificados e corrigidos para que não apareçam novamente no futuro.
Então, a etapa “final” é onde você vai enxergar o que deu certo, o que deve melhorar e o que pode ser mudado. Ao tomar as ações de correção, uma nova fase começa.
Ou seja, esse é um ciclo constante, pois você deverá sempre percorrer essas etapas para conseguir aperfeiçoar os processos cada vez mais.
Conclusão
Neste artigo você soube o que é o ciclo PDCA, isto é, uma ferramenta de gestão que ajuda a desenvolver processos, evita erros e proporciona a melhoria contínua nas empresas.
Entendeu que é possível aplicá-lo em vários momentos, como no treinamento de equipes, na readequação de produtos e serviços, entre outros.
Por fim, viu etapa por etapa desse ciclo e entendeu como planejar, fazer, checar e agir podem ser ações benéficas ao dia a dia da empresa.
O PDCA é um ciclo que deve ser exercitado constantemente para atingir o aperfeiçoamento!
Tem alguma experiência com essa metodologia que gostaria de compartilhar conosco? Então deixe seu comentário e continue navegando pelo site Ignição Digital!