Toda empresa precisa, além de organizar e tomar cuidado com suas funções principais perante os clientes, se preocupar com os processos e a ética interna, que devem seguir todas as normas impostas. A implementação de um bom programa de compliance pode fazer a diferença neste momento.
Sabe o que é um programa como esse? Quer aprender a colocá-lo em funcionamento em seu negócio? Confira as dicas deste artigo!
Como implementar um programa de compliance?
A necessidade de um programa de compliance nas empresas chegou ao Brasil com força. Isso porque sua importância foi relacionada a diversas legislações e sua implementação pode até mesmo o elemento principal na hora de reduzir ou até mesmo extinguir multas relacionadas a investigações de corrupção. Atualmente, certas empresas já incluem o compliance no próprio plano de negócios.
Confira abaixo os passos para que você possa contar com este benefício:
1. Garanta um responsável e o apoio da diretoria
Nenhum programa como este, que envolve ética e regularização de normas, terá efeito se não houver apoio interno para que ele caminhe de maneira eficaz.
Portanto, antes de decidir qualquer outro aspecto de sua nova área de compliance, é importante apontar um (ou mais) responsável pelo setor — deve ser alguém que tenha certo conhecimento e contato com os quesitos éticos e de responsabilidade do trabalho.
Outra questão é a de convencer a todos da ideia de que isso trará benefícios. O comprometimento é crucial para um bom trabalho de compliance.
2. Estabeleça regras claras e palpáveis a todos os públicos
Todos os regulamentos do programa de compliance devem ser simples e eficazes. Assim, qualquer aspecto da comunicação relacionada ao seu funcionamento deve sempre deixar claro para todos os colaboradores quais são os procedimentos adotados, bem como para aqueles que vêm de fora do negócio.
3. Análises devem ser contínuas
Para que o programa dê certo, é necessário estar sempre atualizado diante das novas leis e regras relacionadas ao trabalho interno. Caso contrário, poderá pecar por não ter lido uma página de jornal, por exemplo, e não saber que uma lei ou outra foi alterada.
Relacione todas as regras adotadas aos contratos de prestação de serviços e com clientes, faça as alterações necessárias e exponha suas novas diretrizes para justificar as assinaturas que serão novamente colhidas. O ideal é que nenhum cliente ou fornecedor tenha malefícios advindos da implementação do programa.
4. Esteja preparado para situações extremas
Acima de tudo, o compliance trata de mediação de conflitos. Se sua empresa vier a ser alvo de algo, vocês precisam estar prontos e armados para se defender. É impossível argumentar sem preparo.
Portanto, esteja sempre a par de possíveis denúncias, principalmente em caso de atividades novas ou alguma relação com cliente que possa ter se tornado suspeita.
Se possível, inclusive, faça um manual de conduta para alguns casos mais comuns que possam ocorrer e saiba lidar com as crises!
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