Primeiramente, você sabe qual é o intuito de uma reunião de líderes? Geralmente, tem como objetivo resolver problemas e tomar decisões em relação a empresa como um todo ou abordar um assunto específico.
Um líder tem um papel fundamental para a gestão de uma equipe, pois, além de ter uma visão macro dos processos, estimula colaboradores, administra projetos e resolve problemas com temas mais específicos.
Porém, nem sempre é possível realizar essa reunião de forma presencial, ainda mais em tempos de crise — interna ou não. Por isso, é interessante usar a tecnologia a favor e realizar conversas por videoconferências.
Sabendo disso, no artigo de hoje você vai conferir como:
- – fazer uma reunião de líderes a distância;
- – como garantir a eficiência com as plataformas disponíveis no mercado.
Como fazer uma reunião de líderes a distância?
Uma reunião de líderes a distância, basicamente, deve funcionar igual as presenciais, pois ela também tem uma pauta que deverá ser abordada, em um tempo determinado, com os membros selecionados.
A principal diferença é que você não terá contato direto com os outros líderes e nem poderá tirar dúvidas individuais sem atrapalhar a apresentação.
Porém, engana-se quem pensa que as reuniões por videochamadas não podem ser tão produtivas quanto as que você está lado a lado de um colaborador. Para garantir a eficiência da conferência, antes de entrar no link informado, organize os seguintes pontos:
Assunto abordado
Afinal, qual é o intuito dessa reunião de líderes? Tenha detalhado quais são os pontos que deseja abordar, caso você seja o responsável pela apresentação. O legal é ouvir as visões diferentes sobre o mesmo assunto e planejar, em conjunto, as possíveis soluções.
Se a intenção é resolver algum tipo de falha específica, por exemplo, deixe que as outras pessoas presentes na sala falem, mas, lembre-se, você também deverá planejar resultados mesmo sendo o mediador da reunião.
Horário
Se a empresa utiliza uma ferramenta on-line para agendamento de reuniões, como o Google Calendar, fica mais fácil verificar a disponibilidade dos integrantes em relação ao dia e horário desejado.
Além disso, você otimiza o tempo de convites para os participantes, pois selecionando uma data, hora e os respectivos e-mails, a plataforma já envia a solicitação diretamente para os membros.
Confirmação do convite
Uma outra maneira de garantir a eficiência da reunião é confirmar quais pessoas vão participar. Dessa forma, você otimiza o tempo de espera para começar e reformula pontos específicos que abordaria somente com uma pessoa, por exemplo.
Apresentação dos tópicos
Em um chamada on-line possíveis ruídos na comunicação podem acontecer. É muito comum problemas com delay ou corte de falas, por isso, caso seja o mediador da reunião, crie uma apresentação com todos os tópicos que irá detalhar.
Além de ouvir, os participantes poderão fixar ainda mais as informações lendo na tela. Uma outra alternativa é gravar a call e disponibilizar aos envolvidos posteriormente.
Revisão final
Já que possíveis falhas na comunicação podem acontecer, que tal fazer uma revisão pelos tópicos passados na reunião? Disponibilize uns 10 minutos ao final da conversa e revise rapidamente o que foi falado e as possíveis soluções para cada questão. Se algum participante havia esquecido alguma explicação, dessa forma, poderá recordá-la.
As melhores plataformas para videochamadas
As plataformas e aplicativos de videochamada tem ganhado cada vez mais espaço no ambiente corporativo. Se antes eram apenas lembradas para realizar ligações com parentes que moram distante, por exemplo, hoje, as empresas já adotaram essa alternativa de comunicação entre suas equipes.
Confira abaixo as melhores e suas respectivas vantagens:
Zoom Meetings
O Zoom está disponível tanto para o desktop como para smartphone, e é um dos produtos mais populares e baixados do Play Store.
O plano gratuito é bastante eficiente e permite realizar chamadas, com até 100 pessoas na mesma sala, por 40 minutos. Entre as funcionalidades estão o compartilhamento de tela, gravação, upload na nuvem e muito mais!
Google Hangouts
O Hangouts é um dos produtos que integram o G Suite juntamente com o Drive, Documentos e o Gmail. Para realizar conferências por essa plataforma é necessário que todos os integrantes da call tenham uma conta de e-mail no Google.
A ferramenta pode ser baixada no próprio celular ou ser acessada via desktop. Ela permite reuniões com até 150 pessoas na sala, gravação, compartilhamento de tela e outros.
Skype
O Skype é uma das mais antigas ferramentas de chat existentes na internet. A popularidade é tanta que, além de ser uma rede de conversas digitalizadas de forma on-line, é possível realizar videoconferências com grupos de até 10 pessoas. Todos os participantes devem ter uma conta de e-mail cadastrada na ferramenta para poder acessá-la.
Conclusão
Viu só como manter a eficiência em uma reunião de líderes a distância? Mesmo com possíveis falhas de comunicação no meio digital é possível sim expor opiniões, compartilhar ideias, resolver problemas e ter uma conversa muito eficaz.
Existem três ferramentas muito populares e conhecidas no meio corporativo que podem te ajudar com isso: Skype, Zoom e Hangouts. Você tem preferência por alguma? Deixe nos comentários!
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