O quanto você realmente entende sobre o fluxo de trabalho praticado em seu negócio? Você domina todos os processos e compreende exatamente onde termina cada função? Não? Então você precisa, de verdade, saber como mapear processos. Veja este artigo que preparei sobre o tema!
O mapeamento de processos é caracterizado por um sistema que busca, primeiramente, compreender os processos internos da empresa e, dessa maneira, permitir a criação e aplicação de instrumentos para melhorá-los. É uma metodologia diária e que deve ser sempre utilizada para identificar falhas e/ou insuficiências.
Dificilmente há algo tão eficaz como mapear processos para otimizar o trabalho dos diversos setores da empresa. A organização processual torna a gestão muito mais clara e o negócio mais controlável. Ela pode, inclusive, fazer parte do plano de comunicação interna da empresa.
Entre as vantagens de um bom mapeamento estão a padronização dos processos produtivos e até mesmo a possibilidade de descobrir, mesmo que de maneira tardia, que um colaborador talvez pudesse estar em um cargo maior ou até mesmo fosse mais eficiente em outro setor.
Mapear processos é um trabalho que exige profissionalismo e cautela, mas principalmente um olhar criterioso sobre as reformas possíveis na produção.
Após definir um ou mais profissionais dedicados ao mapeamento, é necessário, primeiro, identificar e listar todos os processos da empresa. Conecte-os aos respectivos colaboradores e aponte as responsabilidade de cada um dos processos pesquisados.
É hora, então, de avaliar os processos e propor as possíveis melhorias. Às vezes uma simples troca de operadora de telefonia pode otimizar todo um setor de vendas. Por isso o pensamento deve ser amplo e estar acima das ações de trabalho, puramente.
Uma boa opção é espalhar pesquisas e questionários internos, que podem ser respondidos de forma anônima, para compreender o que os próprios colaboradores entendem como uma melhoria eficiente no processo de trabalho.
Diante disso tudo é possível compreender se há necessidade de alguns processos a mais, os chamados fluxos “To Be” — futuras etapas de produção que podem vir para ajudar as já existentes e melhorar a produtividade como um todo.
Após ter tudo isso mapeado e anotado, estabelecer as prioridades é essencial para “não meter os pés pelas mãos” e implementar as melhorias iniciais no local errado. Pense se há dinheiro para investir, e se não, por onde é possível começar sem injetar capital.
Por último, mas decididamente não menos importante, vem o monitoramento. Não há como mapear processos sem ter um profissional verificando, periodicamente, se as melhorias estão surtindo efeito e se algo deveria ser substituído ou até mesmo voltar ao que era. Tudo deve ser cíclico e contínuo.
Entenda, no entanto, que uma melhoria feita de maneira equivocada pode ocorrer. O conserto sempre existe, mas sem monitoramento você nunca saberá onde deve mexer!
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