O Que É e Como Fazer um Fluxograma de Processos Administrativos?

Você sabe o que é um fluxograma de processos administrativos? Na verdade, o que é um fluxograma? Basicamente, é uma ferramenta utilizada para organização de um determinado fluxo de tarefas, regras ou processos. É muito utilizado em corporações para organizar e alinhar diferentes demandas. 

Além de ser muito eficiente para uma gestão, ele auxilia na produtividade e, consequentemente, traz melhores resultados para a empresa como um todo. Ainda não usa esse tipo de ferramenta no seu negócio? Passou da hora de você conhecer:

• – o que é um fluxograma de processos administrativos;
• – por que implementá-lo na sua empresa;
• – quais são os benefícios;
• – como criar um.

Confira no artigo!

O que é um fluxograma de processos administrativos?

O fluxograma de processos administrativos é fundamental para quem deseja mapear e otimizar processos de um negócio. De forma resumida, você terá que desenhar, isto é, colocar em um papel – ou documento digital – o passo a passo de uma determinada demanda. 

Por exemplo, suponha que você decide criar o fluxo de retirada de um produto no estoque da sua empresa. Para isso, será necessário mapear o passo a passo do pedido, retirada e baixa no sistema. 

Ficaria mais ou menos assim:

cliente fez um pedido > atendente cadastra no sistema e passa para o estoquista > estoquista separa o pedido > estoquista dá baixa no sistema > atendente cadastra o status do pedido > por fim, o produto é enviado. 

Este é um exemplo bem simples, mas ajuda no entendimento do que é um fluxograma. Além disso, há diferentes tipos usados em uma organização. Os mais comuns são:

• – linear: o fluxograma linear, geralmente, é utilizado para explicar o funcionamento de uma determinada tarefa. Por exemplo, processo de venda, processo de troca, cadastramento de uma atividade, entre outros. 
• – funcional: já o funcional, é um fluxograma que pode englobar outras áreas da empresa. Por exemplo, para a criação de vídeo dar certo é necessário começar com um roteiro, criado por uma determinada área, passar para a gravação, edição e, por fim, ser publicado. Dessa forma, para a conclusão de uma atividade, será preciso o apoio de outros colaboradores. 

Os dois podem ser usados dentro de uma empresa, o importante é destiná-los de acordo com a sua funcionalidade. 

Muitas pessoas confundem o termo organograma e fluxograma. Afinal, não são a mesma coisa? Veja abaixo a diferença:

O que é um organograma?

Entender o que é um organograma é bem simples. Ele, basicamente, mostra os cargos hierárquicos de um negócio. Ou seja, a função de cada colaborador. 

A estrutura interna de uma empresa muda com base em seu tamanho e segmento. Mas, geralmente, começamos o organograma do cargo mais importante até o menos relevante. Veja só:

CEO > Diretor > Gestor > Coordenador > Analista Sênior > Analista Pleno > Analista Júnior. 

Por que implementá-lo na minha empresa?

Agora que você já sabe o que é um fluxograma de processos administrativos, por que será que ele é tão importante para a sua empresa?

Se o seu objetivo, além de organizar de forma estruturada processos e áreas, é aumentar a produtividade e solucionar possíveis problemas da gestão, por exemplo, é indispensável ter um fluxograma interno. 

Isso porque entre os benefícios estão:

• – organização de áreas;
• – auxílio na tomada de decisões;
• – otimização de processos;
• – cria uma gestão de qualidade;
• – melhores resultados em integração de colaboradores.

Além disso, de forma geral, o fluxograma ajuda na:

• – facilidade de organização de demandas, processos e metas;
• – facilidade de entendimento e assimilação;
• – identificação e minimização de possíveis erros de processos e áreas.

Como criar um?

Para criar um sistema que seja efetivo para o seu negócio é necessário pensar em quais são os atuais problemas que você tem enfrentado e que deseja eliminar. 

Para isso, pense em um processo que queira implementar. Ele será útil para o momento atual e ainda será daqui seis meses, por exemplo? 

Há várias ferramentas digitais que fazem o desenho do fluxograma, mas as informações que deverão constar nele é você que terá que desenvolver. 

Abaixo, separamos algumas etapas importantes que você deve passar para a criação do seu fluxograma de processos administrativos:

1. ínicio: o ponto de partida é pela definição do início, ou seja, a primeira etapa que norteará quem usará o fluxograma. Ela é necessária para que as pessoas não se percam no restante do processo;
2. processo: o processo pode ser uma sequência de atividades que devem ser desempenhadas. Funciona mais ou menos com um passo a passo do que deve ser feito;
3. fluxo: adicione quais serão as ferramentas que podem ser utilizadas para auxiliar no trabalho. Por exemplo, o processo de venda de um produto. Como o vendedor poderá colocar no sistema que uma peça foi vendida? Adicione no fluxo essas informações;
4. fim: depois de passar por todas as etapas, espera-se que a pessoa chegue até o final. 

Não esqueça de acompanhar, de perto, a evolução da sua equipe com o processo. É fundamental para saber se seus esforços estão dando certo. 

Conclusão

Hoje você viu a importância de um fluxograma de processo administrativo e a diferença de um organograma. Aprendeu a criar um, de forma simples e básica, e ficou ciente dos benefícios da sua implementação ao negócio. 
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