Empreendedores iniciantes, muitas vezes, têm dificuldades em estabelecer rotinas de gerenciamento dos seus próprios negócios. Contudo existem inúmeras metodologias de checklist de atividades que podem facilitar, e muito, a vida destes empreendedores. O método 5w2h é um dos mais completos.
Esta metodologia de trabalho é baseada em sete perguntas universais que devem ser aplicadas a todas as tarefas realizadas na empresa. O empreendedor ou o gestor deve ter claramente em seu planejamento as respostas para as seguintes questões:
What (O Que): Qual é a tarefa? O que deve ser feito? Aqui a resposta deve ser um descritivo detalhado da atividade, mostrando as suas etapas de execução.
When (Quando): Quando a tarefa deverá ser realizada? No planejamento gerencial deve constar em que momento do cronograma a tarefa deverá ser realizada e quais os critérios anteriores à sua realização devem ser atendidos.
Where (Onde): Onde será realizada a tarefa? É uma atividade externa ou será realizada dentro do ambiente do escritório? Qual é a estrutura física necessária para a realização desta tarefa?
Who (Quem): Qual profissional será responsável pela execução da tarefa? Qual é o conhecimento necessário para que essa pessoa realize a terefa? Qual é a sua posição dentro da hierarquia da empresa?
Why (Por Que): Por que a tarefa deve ser realizada? Qual é a sua importância para o negócio? Ela é uma prioridade?
How (Como): De que modo esta tarefa deve ser executada? Existe alguma metodologia ou procedimento específico para a realização dela? Qual?
How much (Quanto Custa): Quanto esta tarefa custa para a empresa? É preciso verificar todos os custos, diretos e indiretos, relacionados à execução da tarefa, seja o pagamento das horas dos funcionários, desgaste de equipamentos e materiais.
A metodologia 5w2h é interessante pois permite que todos os aspectos práticos relacionados à execução de tarefas sejam mapeados pela gestão, criando uma noção muito clara de quais procedimentos são necessários para o funcionamento do negócio e qual o impacto deles (em termos de tempo, espaço e custo operacional) na empresa.
Deste modo o empreendedor consegue ajustar os processos do negócio, cortando o que não é necessário, distribuindo melhor os recursos e sendo mais estratégico na adoção de novas tarefas.
Quando o empreendedor comanda uma equipe fica muito mais fácil ver quem está mais sobrecarregado, quais projetos geram mais impacto financeiro e precisam ter seus preços reajustados, quais procedimentos tomam um tempo desnecessário da equipe e até mesmo a verificação de quais tarefas não possuem uma razão mais forte de existir. Este mapa mental ajuda a criar novas soluções para o negócio além de deixar o gerenciamento mais claro.
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